การตรวจพัสดุประจำปีมักถูกมองว่าเป็นภาระเอกสาร แต่ในทางปฏิบัติมันคือครั้งเดียวในรอบปีที่โรงพยาบาลได้รู้ว่าทรัพย์สินที่มีอยู่จริงตรงกับทะเบียนหรือไม่ ถ้าทำเพียงเซ็นรับรองโดยไม่ได้ลงไปดูของจริง ความเสียหายจะสะสมจนแก้ไม่ทัน
เตรียมข้อมูลก่อนลงพื้นที่
ข้อมูลที่คณะกรรมการต้องได้รับก่อนออกตรวจ คือรายการครุภัณฑ์แยกตามสถานที่ตั้ง ไม่ใช่แยกตามประเภท เพราะการตรวจนับทำเป็นห้อง ไม่ได้ทำเป็นประเภทของ
- แต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบพัสดุก่อนสิ้นปีงบประมาณ
- ปิดรับการเคลื่อนย้ายครุภัณฑ์ชั่วคราวระหว่างช่วงตรวจนับ
- พิมพ์รายการแยกตามอาคารและห้อง พร้อมรหัสครุภัณฑ์และรูปถ้ามี
- ลงตรวจนับพร้อมบันทึกสภาพการใช้งาน ไม่ใช่แค่มีหรือไม่มี
- บันทึกรายการที่พบเกินจากทะเบียน แยกไว้ต่างหาก
- สรุปผลและเสนอผู้มีอำนาจภายในกำหนด
จัดการรายการที่ตรวจไม่พบ
| สาเหตุ | สิ่งที่ต้องทำ |
|---|---|
| ถูกยืมไปใช้หน่วยงานอื่น | ตรวจทะเบียนยืม-คืน แล้วบันทึกที่ตั้งใหม่ |
| ย้ายที่ตั้งโดยไม่แจ้ง | ปรับปรุงที่ตั้งในทะเบียนและแจ้งผู้รับผิดชอบ |
| ชำรุดและถูกเก็บไว้ | เสนอจำหน่ายตามระเบียบ |
| ไม่พบและไม่ทราบสาเหตุ | ตั้งเรื่องสอบข้อเท็จจริงตามระเบียบ ห้ามตัดออกเอง |
เช็กลิสต์ปิดงานตรวจพัสดุประจำปี
- รายการตรวจนับครบทุกหน่วยงานและมีผู้ตรวจลงนาม
- รายการที่ไม่พบมีคำอธิบายและแนวทางดำเนินการ
- ครุภัณฑ์ชำรุดถูกเสนอจำหน่ายพร้อมเหตุผล
- ที่ตั้งและผู้รับผิดชอบในทะเบียนถูกปรับให้ตรงกับความจริง
- รายงานผลถูกจัดเก็บในระบบและค้นย้อนหลังได้