จัดทำแผนจัดซื้อจัดจ้างของโรงพยาบาลให้ใช้งานได้จริง

แผนจัดซื้อจัดจ้างที่ทำเพียงเพื่อส่งให้ทันกำหนด มักจบลงด้วยการที่ไม่มีใครเปิดดูอีกเลยตลอดปี ในขณะที่แผนที่ใช้งานได้จริงจะถูกอ้างถึงทุกครั้งที่มีการขอซื้อ และเป็นตัวตอบว่ารายการนี้อยู่ในแผนหรือไม่ เหลือวงเงินเท่าไร

เริ่มจากหน่วยงาน ไม่ใช่เริ่มจากรายการพัสดุ

แผนที่รวบรวมเป็นรายการพัสดุทั้งโรงพยาบาลจะไม่มีเจ้าภาพ เมื่อของขาดจึงไม่มีใครรับผิดชอบ การทำแผนรายหน่วยงานทำให้แต่ละหน่วยเบิกเห็นตัวเลขของตัวเอง และตอบได้ว่าใช้ไปแล้วเท่าไร

1. กำหนดหน่วยเบิกให้ครบและตรงกับโครงสร้างจริงของโรงพยาบาล
2. ให้แต่ละหน่วยเบิกดึงรายการที่เคยเบิกจริงปีที่แล้วมาเป็นฐาน
3. ปรับด้วยปัจจัยที่รู้ล่วงหน้า เช่น เปิดบริการใหม่ ปิดปรับปรุงอาคาร
4. กระจายจำนวนเป็นรายไตรมาสตามฤดูกาลการใช้งานจริง
5. ประมาณราคาจากราคาที่ซื้อได้จริงล่าสุด ไม่ใช่ราคาตั้ง
6. รวมเป็นแผนระดับโรงพยาบาล แล้วเสนอขออนุมัติ

ทำไมต้องแยกเป็นรายไตรมาส

การใส่จำนวนทั้งปีเป็นก้อนเดียวทำให้ไม่สามารถบอกได้ว่าการใช้จ่ายเร็วหรือช้ากว่าแผน เมื่อแยกเป็นไตรมาสจะเห็นทันทีว่าไตรมาสแรกใช้ไป 60 เปอร์เซ็นต์ของทั้งปีแล้ว ซึ่งเป็นสัญญาณว่าต้องทบทวนก่อนของจะขาดกลางปี

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• ลอกแผนปีที่แล้วทั้งฉบับโดยไม่ปรับตามการใช้งานจริง
• ประมาณราคาจากราคากลางท้องตลาดโดยไม่ดูราคาที่ซื้อได้จริง
• ไม่ระบุหน่วยนับให้ตรงกับที่เบิกจริง ทำให้เทียบยอดไม่ได้
• รวมครุภัณฑ์ไว้ในแผนวัสดุสิ้นเปลือง ทำให้ยอดผูกพันเพี้ยน
• ไม่มีใครติดตามแผนหลังจากได้รับอนุมัติ

การติดตามผลหลังอนุมัติแผน

สิ่งที่ควรดูทุกเดือนมีเพียงสามตัว คือ วงเงินตามแผน วงเงินที่ก่อหนี้ผูกพันแล้ว และวงเงินคงเหลือ ถ้าระบบพัสดุผูกใบขอซื้อเข้ากับรายการในแผนตั้งแต่ต้น ตัวเลขทั้งสามจะอัปเดตเองโดยไม่ต้องทำรายงานเพิ่ม