คน — บริหารบุคลากร
ทะเบียนประวัติบุคลากร · ลงเวลาปฏิบัติงาน สแกนนิ้ว GPS และใบหน้า · ระบบลาออนไลน์และวันลาสะสม · ตารางเวรและการแลกเวร
ดูรายละเอียดงาน Back Office ของโรงพยาบาลมีอะไรบ้าง
แบ่งอย่างง่ายได้เป็นสามเรื่องคือ คน ของ และเงิน โดยมีงานสารบรรณเป็นเส้นทางที่ทุกเรื่องต้องผ่าน เมื่อทั้งสี่ส่วนนี้อยู่บนข้อมูลชุดเดียวกัน งานที่เคยต้องส่งเอกสารไปมาระหว่างฝ่ายจะเดินต่อเองได้
ของ — พัสดุ คลัง ครุภัณฑ์
แผนจัดซื้อจัดจ้างรายหน่วยงาน · ขอซื้อ ขอจ้าง และจัดซื้อ · ตรวจรับพัสดุและเวชภัณฑ์ · คลังพัสดุ คลังยา เบิกจ่ายและโอนย้าย
ดูรายละเอียดเงิน — การเงินและบัญชี
ผังบัญชีตามมาตรฐาน สป.สธ. · สมุดรายวันและบัญชีแยกประเภท · ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และอายุหนี้ · ยืมเงินราชการและล้างเงินยืม
ดูรายละเอียดงานสนับสนุน — สำนักงานและอาคารสถานที่
สารบรรณ หนังสือเข้า-ออก เสนอเซ็น · แผนงานโครงการและตัวชี้วัด KPI · จองห้องประชุมและห้องผ่าตัด · ยานพาหนะและการเบิกน้ำมัน
ดูรายละเอียดระบบซ้อนกันเป็นสี่ชั้น
ชั้นบนอาศัยข้อมูลจากชั้นล่างเสมอ ถ้าเริ่มจากชั้นบนก่อน เช่น ทำแดชบอร์ดผู้บริหารตั้งแต่แรก ตัวเลขจะไม่ตรงกับหน้างานและผู้บริหารจะเลิกใช้ภายในไม่กี่เดือน
1. ชั้นข้อมูลหลัก
ทะเบียนบุคลากร โครงสร้างหน่วยงาน และสิทธิ์การใช้งาน เป็นรากของทุกงาน แก้ที่นี่ที่เดียวมีผลกับทุกระบบ
2. ชั้นงานประจำวัน
งานลา สารบรรณ ขอซื้อ ตรวจรับ แจ้งซ่อม จองห้อง — งานที่เจ้าหน้าที่ทำทุกวันและเป็นแหล่งข้อมูลตั้งต้น
3. ชั้นควบคุมทรัพยากร
คลังพัสดุ ทะเบียนครุภัณฑ์ การเงิน และบัญชี รับข้อมูลจากงานประจำวันมาสรุปเป็นยอดคงเหลือและมูลค่า
4. ชั้นสรุปสำหรับผู้บริหาร
รายงานและแดชบอร์ดที่สร้างจากสามชั้นล่าง จึงตรงกับหน้างานและตรวจย้อนกลับได้
ลำดับที่ควรเริ่มจัดระบบ
ลำดับนี้มาจากหลักที่ว่าข้อมูลต้นน้ำต้องนิ่งก่อน จึงจะสร้างงานที่อาศัยข้อมูลนั้นได้
- 1 ทำทะเบียนบุคลากรและโครงสร้างหน่วยงานให้ตรงกับความเป็นจริง
- 2 กำหนดสิทธิ์การใช้งานตามตำแหน่งและหน่วยงาน ไม่ผูกกับตัวบุคคล
- 3 เปิดงานที่มีเอกสารมากและเห็นผลเร็ว เช่น งานลาและงานสารบรรณ
- 4 ต่อด้วยงานพัสดุและครุภัณฑ์ ซึ่งอาศัยโครงสร้างหน่วยงานที่ทำไว้แล้ว
- 5 จากนั้นจึงเปิดงานการเงินและบัญชีที่รับข้อมูลจากงานพัสดุ
- 6 ปิดท้ายด้วยรายงานและแดชบอร์ดผู้บริหาร
คำถามที่พบบ่อย
ระบบ Back Office โรงพยาบาลคืออะไร
คือระบบที่ดูแลงานสนับสนุนของโรงพยาบาลซึ่งไม่เกี่ยวกับการให้บริการผู้ป่วยโดยตรง ได้แก่ งานบุคลากร งานพัสดุและคลัง งานครุภัณฑ์ งานการเงินและบัญชี งานสารบรรณ และงานอาคารสถานที่ เป็นงานที่ทำให้โรงพยาบาลดำเนินการได้ตามระเบียบและตรวจสอบได้
ต่างจากระบบ HIS อย่างไร
ระบบ HIS ดูแลข้อมูลการให้บริการผู้ป่วย เช่น เวชระเบียน การสั่งยา และการเรียกเก็บ ส่วนระบบ Back Office ดูแลทรัพยากรที่ทำให้บริการเกิดขึ้นได้ คือคน ของ และเงิน ทั้งสองระบบทำงานคู่กันโดยไม่ทับซ้อนกัน
โรงพยาบาลขนาดเล็กจำเป็นต้องใช้หรือไม่
ยิ่งเจ้าหน้าที่น้อย ยิ่งจำเป็น เพราะคนคนเดียวมักรับผิดชอบหลายงาน การมีระบบที่ส่งข้อมูลต่อกันเองช่วยลดงานคีย์ซ้ำได้มากที่สุดในโรงพยาบาลขนาดเล็ก และสามารถเปิดใช้เฉพาะกลุ่มงานที่จำเป็นก่อนได้
ต้องเปลี่ยนวิธีทำงานเดิมทั้งหมดหรือไม่
ไม่ต้อง ระบบออกแบบตามขั้นตอนที่ระเบียบราชการกำหนดอยู่แล้ว สิ่งที่เปลี่ยนคือเอกสารเดินในระบบแทนการเดินด้วยมือ ส่วนลำดับการอนุมัติและผู้รับผิดชอบยังเป็นชุดเดิม