ยอดครุภัณฑ์ไม่ตรงกับงบการเงิน
งานพัสดุกับงานบัญชีบันทึกคนละเวลาและคนละเกณฑ์ พอสิ้นปีจึงกระทบยอดไม่ลง
ปัญหาที่มักพบก่อนใช้ระบบ
ตรวจนับประจำปีแล้วหาของไม่เจอ
ครุภัณฑ์ถูกย้ายที่โดยไม่แจ้ง ทะเบียนจึงยังระบุห้องเดิมที่ไม่มีของอยู่แล้ว
ไม่รู้ว่าเครื่องไหนซ่อมบ่อยจนควรจำหน่าย
ประวัติการซ่อมกระจายอยู่กับงานซ่อมบำรุง ไม่ได้ผูกกลับมาที่ทะเบียนครุภัณฑ์
ระบบทำอะไรได้บ้าง
ทะเบียนครุภัณฑ์
- ออกเลขครุภัณฑ์ตามรูปแบบที่โรงพยาบาลใช้
- บันทึกที่ตั้ง หน่วยงานผู้ครอบครอง และผู้รับผิดชอบ
- แนบภาพและเอกสารประกอบ เก็บเป็นไฟล์บนเซิร์ฟเวอร์ ไม่เก็บในฐานข้อมูล
- รองรับครุภัณฑ์ที่ได้รับบริจาคและครุภัณฑ์ที่โอนย้ายระหว่างหน่วยงาน
ค่าเสื่อมราคา
- คำนวณแบบเส้นตรงตามอายุการใช้งานของแต่ละประเภทครุภัณฑ์
- เริ่มคิดจากวันที่พร้อมใช้งาน ไม่ใช่วันที่จัดซื้อ
- ออกทะเบียนคุมทรัพย์สินและรายงานค่าเสื่อมสะสมรายปี
- รวมที่ดิน อาคาร และสิ่งก่อสร้างไว้ในชุดรายงานเดียวกัน
ยืม-คืน ตรวจนับ และจำหน่าย
- ทะเบียนยืม-คืนพร้อมกำหนดวันคืนและผู้อนุมัติ
- ตรวจพัสดุประจำปีแยกตามอาคารและห้อง บันทึกสภาพการใช้งาน
- เสนอจำหน่ายครุภัณฑ์ชำรุดพร้อมเหตุผลและผู้อนุมัติ
- บันทึกผลต่างจากการตรวจนับพร้อมแนวทางดำเนินการ
งานอาคารและสัญญาก่อสร้าง
- ทะเบียนอาคารและสิ่งก่อสร้างพร้อมมูลค่าและอายุการใช้งาน
- สัญญาก่อสร้าง แบ่งงวดงาน และบันทึกผลการตรวจรับแต่ละงวด
- ทะเบียนถังดับเพลิงพร้อมรอบการตรวจประจำเดือน
ลำดับการทำงานในระบบ
- 1
รับเข้าจากงานพัสดุ
รายการที่เป็นครุภัณฑ์ถูกส่งเข้าทะเบียนโดยไม่ต้องคีย์ใหม่
- 2
ระบุที่ตั้งและผู้รับผิดชอบ
ผูกกับโครงสร้างหน่วยงานชุดเดียวกับงานบุคลากร
- 3
ใช้งานและบำรุงรักษา
ประวัติการซ่อมและการยืมถูกบันทึกกลับมาที่รายการเดิม
- 4
ตรวจนับและคิดค่าเสื่อม
สิ้นปีตรวจนับ กระทบยอดกับบัญชี และเสนอจำหน่ายรายการที่ชำรุด
สิ่งที่เปลี่ยนไปเมื่อใช้ระบบ
- ทะเบียนครุภัณฑ์กับงบการเงินกระทบยอดกันได้
- รู้ที่ตั้งและผู้รับผิดชอบของครุภัณฑ์ทุกรายการ
- เห็นประวัติการซ่อมของแต่ละเครื่องเพื่อใช้ตัดสินใจซ่อมหรือจำหน่าย
- งานตรวจพัสดุประจำปีมีหลักฐานครบและค้นย้อนหลังได้
คำถามที่พบบ่อย
ระบบคำนวณค่าเสื่อมราคาด้วยวิธีใด
ใช้วิธีเส้นตรงตามอายุการใช้งานของแต่ละประเภทครุภัณฑ์ โดยเริ่มคิดจากวันที่พร้อมใช้งานและคงมูลค่าคงเหลือไว้เพื่อให้ครุภัณฑ์ยังปรากฏในทะเบียนหลังหมดอายุการใช้งาน
ครุภัณฑ์ที่ได้รับบริจาคบันทึกอย่างไร
บันทึกเข้าทะเบียนได้เหมือนครุภัณฑ์ที่จัดซื้อ โดยระบุที่มาเป็นการรับบริจาคและตีราคาตามหลักเกณฑ์ที่โรงพยาบาลกำหนด เพื่อให้เข้าสู่การคิดค่าเสื่อมและการตรวจนับตามปกติ
นำข้อมูลทะเบียนครุภัณฑ์เดิมเข้าระบบได้หรือไม่
ได้ โดยจัดเตรียมข้อมูลเดิมให้มีรหัสครุภัณฑ์ ราคาทุน วันที่พร้อมใช้งาน และค่าเสื่อมสะสม ณ วันที่ยกยอด แล้วนำเข้าเป็นยอดตั้งต้น