ปิดบัญชีช้าเพราะต้องรวบรวมเอกสารจากหลายฝ่าย
รายการที่เกิดขึ้นระหว่างเดือนไม่ได้ถูกบันทึกทันที ทำให้ต้องมาเร่งทำตอนสิ้นเดือน
ปัญหาที่มักพบก่อนใช้ระบบ
อธิบายที่มาของยอดไม่ได้
รายงานสรุปมาจากการรวมยอดด้วยมือ เมื่อผู้ตรวจสอบถามถึงรายการต้นทางจึงต้องไปไล่หาใหม่
ผังบัญชีของแต่ละคนไม่ตรงกัน
ไม่มีผังบัญชีกลาง ทำให้รายการเดียวกันถูกลงคนละรหัสในแต่ละปี
ระบบทำอะไรได้บ้าง
ผังบัญชีและสมุดรายวัน
- ผังบัญชีตามมาตรฐานของสำนักงานปลัดกระทรวงสาธารณสุข
- บันทึกรายการแบบคู่ ตรวจความสมดุลก่อนบันทึก
- สร้างรายการอัตโนมัติจากงานการเงินและงานพัสดุ
- พิมพ์ใบสำคัญประกอบรายการเก็บเป็นหลักฐาน
บัญชีแยกประเภทและงบการเงิน
- บัญชีแยกประเภทพร้อมการกดดูรายการต้นทางของทุกยอด
- งบทดลอง งบแสดงฐานะการเงิน และงบรายได้ค่าใช้จ่าย
- เปรียบเทียบกับงวดก่อนหน้าในรายงานเดียว
- รายงานตามแบบที่หน่วยงานต้องจัดส่ง
สินทรัพย์และการปิดบัญชี
- รับข้อมูลสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคาจากทะเบียนครุภัณฑ์
- ปรับปรุงรายการค้างรับค้างจ่ายก่อนปิดงวด
- ปิดบัญชีรายเดือนและรายปี พร้อมล็อกไม่ให้แก้ย้อนหลัง
- ยกยอดต้นปีอัตโนมัติ
ลำดับการทำงานในระบบ
- 1
ตั้งผังบัญชี
ใช้ผังมาตรฐานเป็นฐาน แล้วปรับเฉพาะที่หน่วยงานจำเป็นต้องเพิ่ม
- 2
รับรายการอัตโนมัติ
รายการรับ-จ่ายและตรวจรับถูกส่งเข้าสมุดรายวันตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้
- 3
ตรวจสอบและปรับปรุง
ตรวจงบทดลองและปรับปรุงรายการก่อนปิดงวด
- 4
ปิดงวดและออกงบ
ปิดบัญชีแล้วออกรายงานตามรูปแบบที่ต้องจัดส่ง
สิ่งที่เปลี่ยนไปเมื่อใช้ระบบ
- ทุกยอดในงบการเงินกดดูรายการต้นทางได้
- ลดงานบันทึกซ้ำ เพราะรายการมาจากงานที่บันทึกไว้แล้ว
- ผังบัญชีเป็นชุดเดียวทั้งโรงพยาบาลและใช้ต่อเนื่องข้ามปี
- ปิดงวดแล้วล็อกได้ ป้องกันการแก้ไขย้อนหลังโดยไม่มีร่องรอย
คำถามที่พบบ่อย
ต้องบันทึกบัญชีซ้ำจากงานการเงินหรือไม่
ไม่ต้อง รายการที่งานการเงินบันทึกไว้จะถูกส่งเข้าสมุดรายวันตามเงื่อนไขการลงบัญชีที่ตั้งไว้ล่วงหน้า งานบัญชีมีหน้าที่ตรวจสอบและปรับปรุงรายการที่ต้องใช้ดุลพินิจเท่านั้น
ถ้าผังบัญชีของโรงพยาบาลมีรหัสเพิ่มเติม ทำอย่างไร
เพิ่มรหัสในผังบัญชีได้เอง โดยยังคงโครงสร้างหมวดหลักตามมาตรฐานไว้ เพื่อให้รายงานที่ต้องจัดส่งยังคงถูกต้อง
ปิดบัญชีแล้วยังแก้ไขรายการย้อนหลังได้หรือไม่
เมื่อปิดงวดแล้วระบบจะล็อกการแก้ไขในงวดนั้น หากจำเป็นต้องแก้ ต้องเปิดงวดโดยผู้มีสิทธิ์ ซึ่งระบบจะบันทึกร่องรอยการเปิดงวดและการแก้ไขไว้ทั้งหมด