ไม่รู้ว่าเรื่องค้างอยู่ที่โต๊ะใคร
เอกสารกระดาษเดินตามสายบังคับบัญชา เมื่อยังไม่ได้รับอนุมัติจึงต้องเดินไปตามหาเอง
ปัญหาที่มักพบก่อนใช้ระบบ
ค้นหนังสือย้อนหลังยาก
ทะเบียนรับส่งอยู่ในสมุดหรือไฟล์แยกตามปี ค้นด้วยเนื้อหาไม่ได้
ผู้บริหารต้องอยู่ที่โรงพยาบาลจึงจะเซ็นได้
เรื่องเร่งด่วนต้องรอจนกว่าผู้มีอำนาจจะกลับมาที่สำนักงาน
ระบบทำอะไรได้บ้าง
ทะเบียนหนังสือ
- หนังสือเข้า หนังสือออก หนังสือภายใน และคำสั่ง
- ออกเลขหนังสือตามรูปแบบของแต่ละกลุ่มงาน
- แนบไฟล์เอกสารและค้นด้วยเลขที่ เรื่อง หรือหน่วยงาน
- ประทับตรารับหนังสือลงบนเอกสารได้ในระบบ
นำเรียนและเสนอเซ็น
- ส่งเรื่องตามสายบังคับบัญชาพร้อมความเห็นประกอบแต่ละชั้น
- ลงนามอิเล็กทรอนิกส์จากมือถือหรือคอมพิวเตอร์
- เห็นสถานะว่าเรื่องอยู่ชั้นใดและค้างมากี่วัน
- แจ้งเตือนผู้เกี่ยวข้องเมื่อมีเรื่องรอดำเนินการ
คลังเอกสารกลาง
- จัดเก็บเอกสารเป็นไฟล์บนเซิร์ฟเวอร์ของโรงพยาบาล
- กำหนดขอบเขตการเข้าถึงตามหน่วยงานและระดับความลับ
- เอกสารสำคัญต้องยืนยันรหัสของหน่วยงานก่อนเปิดจากเครื่องใหม่
- บันทึกร่องรอยการเปิดอ่านและการดาวน์โหลด
ลำดับการทำงานในระบบ
- 1
รับหนังสือเข้า
ลงทะเบียนพร้อมสแกนเอกสารและประทับตรารับ
- 2
นำเรียนตามสาย
เสนอผ่านผู้บังคับบัญชาแต่ละชั้นพร้อมความเห็น
- 3
สั่งการและลงนาม
ผู้มีอำนาจสั่งการและลงนามอิเล็กทรอนิกส์ได้จากทุกที่
- 4
จัดเก็บและค้นคืน
เอกสารถูกเก็บพร้อมข้อมูลกำกับ ค้นย้อนหลังได้ทันที
สิ่งที่เปลี่ยนไปเมื่อใช้ระบบ
- รู้ได้ทันทีว่าเรื่องอยู่ที่ใครและค้างมานานเท่าไร
- ลงนามได้จากนอกสถานที่ เรื่องเร่งด่วนไม่ต้องรอ
- ค้นหนังสือย้อนหลังด้วยเลขที่ เรื่อง หรือหน่วยงาน
- เอกสารถูกจัดเก็บพร้อมร่องรอยการเข้าถึง
คำถามที่พบบ่อย
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในระบบใช้แทนลายเซ็นจริงได้หรือไม่
ระบบบันทึกลายเซ็นพร้อมข้อมูลผู้ลงนาม เวลา และเครื่องที่ใช้ลงนาม เพื่อใช้เป็นหลักฐานภายในองค์กร สำหรับเอกสารที่ระเบียบกำหนดให้ต้องลงนามในกระดาษ ระบบจะพิมพ์เอกสารพร้อมลายเซ็นออกมาให้
ระบบสารบรรณเชื่อมกับงานลาและงานไปราชการหรือไม่
เชื่อม เพราะทั้งใบลาและการขอไปราชการใช้กลไกเสนอเซ็นชุดเดียวกัน ทำให้ผู้บริหารเห็นเรื่องที่ต้องอนุมัติทั้งหมดอยู่ในที่เดียว
เอกสารเก็บไว้ที่ไหน
เก็บเป็นไฟล์บนเซิร์ฟเวอร์ของโรงพยาบาล โดยฐานข้อมูลเก็บเพียงตำแหน่งไฟล์ การเปิดอ่านทุกครั้งต้องผ่านการตรวจสิทธิ์ก่อนเสมอ