คลังยาและเวชภัณฑ์มีลักษณะต่างจากคลังวัสดุทั่วไปสองข้อ คือของมีวันหมดอายุ และของขาดมือส่งผลต่อการรักษาผู้ป่วยโดยตรง ระบบคลังที่นับเพียงจำนวนคงเหลือรวมจึงไม่เพียงพอ

ควบคุมระดับล็อต ไม่ใช่ระดับรายการ

ถ้าระบบเก็บเพียงว่า “ยา ก. คงเหลือ 500 เม็ด” จะไม่มีทางรู้ว่าใน 500 เม็ดนั้นมีกี่เม็ดที่จะหมดอายุเดือนหน้า การบันทึกล็อตผลิตและวันหมดอายุตั้งแต่ตอนตรวจรับ ทำให้ระบบเตือนล่วงหน้าได้และจ่ายของที่ใกล้หมดอายุออกไปก่อน

ข้อมูลที่ควรบันทึกตอนตรวจรับเวชภัณฑ์
ข้อมูลเหตุผลที่ต้องมี
เลขที่ล็อตผลิตใช้ตามกลับได้เมื่อมีการเรียกคืนสินค้า
วันหมดอายุใช้เตือนล่วงหน้าและจัดลำดับการจ่าย
ขนาดบรรจุแปลงหน่วยใหญ่เป็นหน่วยย่อยให้ตรงกับการเบิก
ราคาต่อหน่วยครั้งนี้ใช้คำนวณมูลค่าคงคลังตามจริง
คลังปลายทางระบุว่าของเข้าคลังใด ป้องกันยอดข้ามคลัง

ตั้งจุดสั่งซื้อจากการใช้จริง

จุดสั่งซื้อที่ตั้งครั้งเดียวแล้วไม่เคยทบทวน จะกลายเป็นตัวเลขที่ไม่มีความหมายภายในหนึ่งปี วิธีที่ใช้ได้คือคำนวณจากอัตราการใช้เฉลี่ยต่อวันคูณด้วยระยะเวลารอของ แล้วบวกสต๊อกกันชนสำหรับความไม่แน่นอน

  • อัตราการใช้เฉลี่ยต่อวัน คำนวณจากการเบิกจริงย้อนหลัง 3–6 เดือน
  • ระยะเวลารอของ นับจากวันขอซื้อจนของเข้าคลังจริง ไม่ใช่ตามสัญญา
  • สต๊อกกันชน ตั้งสูงขึ้นสำหรับรายการที่ขาดแล้วกระทบผู้ป่วย
  • ทบทวนตัวเลขทั้งสามอย่างน้อยปีละสองครั้ง

ตัวชี้วัดที่ควรติดตามทุกเดือน

ตัวชี้วัดคลังยาและเวชภัณฑ์
ตัวชี้วัดความหมายสัญญาณอันตราย
มูลค่าของหมดอายุมูลค่าที่ต้องตัดจำหน่ายในเดือนนั้นเพิ่มขึ้นต่อเนื่อง 3 เดือน
จำนวนครั้งของขาดมือจำนวนครั้งที่เบิกแล้วไม่มีของเกิดกับรายการเดิมซ้ำ
อัตราหมุนเวียนคลังของหมุนกี่รอบต่อปีต่ำผิดปกติ = สต๊อกค้างมาก
สัดส่วนของใกล้หมดอายุมูลค่าของที่เหลืออายุน้อยกว่า 6 เดือนเกินร้อยละ 10 ของมูลค่าคลัง

เช็กลิสต์ตรวจสุขภาพคลังยาประจำไตรมาส

  • สุ่มนับของจริงเทียบกับยอดในระบบอย่างน้อย 20 รายการ
  • ตรวจรายการที่จะหมดอายุภายใน 6 เดือน และวางแผนใช้หรือโอนย้าย
  • ทบทวนจุดสั่งซื้อของรายการที่เคยขาดมือ
  • ตรวจว่าทุกล็อตที่รับเข้ามีวันหมดอายุครบถ้วน
  • ตรวจสิทธิ์ผู้ที่แก้ไขยอดคงคลังได้ ว่ายังตรงกับผู้ปฏิบัติงานจริง